Créer et personnaliser ses modèles d'e-mails

Les modèles d’e-mails définissent le contenu des messages envoyés à vos clients à chaque étape de leur retour. Vous pouvez modifier les modèles existants ou en créer de nouveaux, grâce à un éditeur glisser-déposer.

Paramètres → Notifications → Modèles d’e-mails

La liste des modèles

La page affiche tous vos modèles, avec leur date de dernière modification. Par défaut, Baback fournit un modèle pour chaque étape du retour :

Retour créé (en attente de validation)
Retour créé (sans étiquette)
Étiquette de retour créée
Retour en boutique
Retour sans renvoi physique
Rappel de dépôt
Retour réceptionné à l’entrepôt
Retour traité
Retour rejeté
Retour non approuvé
Avoir / crédit boutique créé
Bons cadeaux de la commande
Bon cadeau envoyé depuis le back-office

Créer un modèle : cliquez sur New template. Le modèle est ajouté à la liste sous le nom « Nouveau template » : pensez à le renommer pour vous y retrouver.

Modifier un modèle : cliquez sur son nom pour ouvrir l’éditeur.

Supprimer ou dupliquer un modèle : cliquez sur les trois petits points à côté du modèle que vous souhaitez supprimer ou dupliquer et sélectionnez l'action voulue.

💡 Un nouveau modèle n’est pas envoyé automatiquement. Pour qu’il soit utilisé, associez-le à un type d’e-mail dans
Notifications → Configuration → Templates d’e-mails de retour, ou utilisez-le dans un workflow.

Les informations du modèle

En haut de l’éditeur :

Nom du template : nom interne, visible uniquement par votre équipe.
Objet du mail : objet affiché dans la boîte de réception du client. Vous pouvez y insérer des variables, par exemple @Numéro de commande.
Langue : choisissez la langue à modifier grâce au sélecteur de drapeau. Chaque langue a son propre contenu : pensez à traduire votre modèle dans toutes les langues de votre portail.

Construire votre e-mail avec les blocs

Votre e-mail se construit comme un jeu de briques : chaque bloc est un élément de contenu (un logo, un paragraphe, un bouton, la liste des articles retournés…) que vous empilez dans l’ordre de votre choix.

Il existe deux sortes de blocs :

Les blocs statiques, comme le logo, le texte ou les boutons : vous définissez leur contenu une fois pour toutes, et il est identique pour tous vos clients.
Les blocs dynamiques, signalés par la mention dynamique : ils se remplissent automatiquement avec les informations de chaque retour, comme les articles, l’étiquette ou le code de réduction.

Ajouter un bloc : faites-le glisser depuis le menu de gauche jusqu’à une zone « Ajouter ici » de l’éditeur.
Modifier un bloc : cliquez dessus pour changer son contenu et ses paramètres.
Repartir de zéro : le bouton Vider supprime tout le contenu du modèle.

Liste des blocs

Mise en page

Bloc	Usage
Logo	Affiche le logo de votre boutique.
Séparateur	Ajoute une ligne horizontale entre deux sections.
Bannière	Affiche une image, par exemple une promotion.
Rangées	Place plusieurs blocs côte à côte.

Essentiel

Bloc	Usage
Paragraphe	Texte libre, avec mise en forme.
Réseaux sociaux	Liens vers vos réseaux sociaux.
Bouton	Un bouton cliquable vers le lien de votre choix.
Double boutons	Deux boutons côte à côte.
Texte dynamique	Zone de texte que vous pourrez remplacer depuis un workflow. Pratique pour réutiliser un même modèle dans plusieurs situations.

Retour (blocs dynamiques)

Ces blocs se remplissent automatiquement avec les informations du retour concerné.

Bloc	Ce qu’il affiche
Articles retournés	La liste des articles du retour, groupés par résolution (remboursement, échange, avoir…).
Adresse boutique	L’adresse de la boutique où déposer le retour.
Instructions de livraison	Les instructions de dépôt, selon le transporteur choisi.
Titre des instructions de livraison	Un titre adapté au transporteur.
Bouton de téléchargement	Un bouton pour télécharger l’étiquette ou le bon de retour.
Date de la demande	La date et l’heure de création de la demande (clients européens uniquement).
Code de réduction	Le code de réduction ou de carte cadeau émis pour le retour, dans un encadré. Le bloc est masqué automatiquement s’il n’y a pas de code.

Les variables

Les variables insèrent automatiquement des informations propres à chaque client ou à chaque retour, dans l’objet du mail comme dans vos paragraphes. Retrouvez-les dans l’onglet Variables du menu de gauche.

Insérer une variable : tapez @ dans l’objet ou dans un paragraphe, puis choisissez la variable dans la liste.

Exemple : l’objet « Your credit for order @Numéro de commande » devient « Your credit for order #1042 » à l’envoi.

Liste des variables

Boutique

Variable	Ce qu’elle affiche
Nom du shop	Le nom de votre boutique.

Client

Variable	Ce qu’elle affiche
Prénom du client	Le prénom du client qui a fait le retour.
Nom du client	Le nom du client qui a fait le retour.
Email du client	L’adresse e-mail du client.

Retour

Variable	Ce qu’elle affiche
Numéro de commande	Le numéro de la commande associée au retour.
Motif du retour	La raison indiquée par le client.
Résolutions du retour	Les résolutions choisies pour les articles retournés (ex. « Remboursement, Échange »).
Montant remboursé	Le montant du remboursement.
Devise du remboursement	La devise du remboursement (EUR, USD…).
Motif de non-approbation	Le message qui explique au client pourquoi sa demande n’a pas été approuvée.
Numéro de suivi retour	Le numéro de suivi du colis retourné.
Code transporteur	Le transporteur du retour (ex. colissimo, ups-express).

Avoir et code de réduction

Variable	Ce qu’elle affiche
Code de réduction	Le code de réduction ou de carte cadeau émis après le retour. Vide pour un avoir (crédit boutique).
Montant de l’avoir	Le montant du code de réduction ou de l’avoir.
Devise de l’avoir	La devise de ce montant (EUR, USD…).
Date de validité de l’avoir	La date d’expiration, au format local (ex. « 16 juin 2026 »). Vide s’il n’y a pas de date d’expiration.

💡 Certaines variables ne sont remplies que dans certains e-mails. Le Motif de non-approbation n’a de sens que dans l’e-mail « Retour non approuvé », et le Code de réduction que dans les e-mails liés à un avoir ou à un bon cadeau. Ailleurs, elles restent vides.

Bonnes pratiques

Commencez par dupliquer un modèle existant plutôt que de partir de zéro.
Traduisez chaque modèle dans toutes les langues activées sur votre portail.
Utilisez les blocs dynamiques plutôt que du texte en dur : ils s’adaptent automatiquement à chaque retour.
Vérifiez l’association de vos nouveaux modèles dans Configuration : un modèle qui n’est associé à rien n’est jamais envoyé.

Besoin d’aide ?

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Pour toute question, contactez notre équipe : support@baback.co