Les emails de suivi : templates, langues et règles d'envoi

Baback envoie automatiquement des emails à vos clients à chaque changement de statut important. Vous décidez du contenu, du design, et surtout pour quels statuts un email part.

Chaque fois qu'un colis change de statut, Baback vérifie si un email doit être envoyé. Le circuit complet :

Changement de statut → Vérification des règles → Rendu du template → Envoi à votre client

La règle centrale tient en une phrase : un statut sans template n'envoie aucun email. C'est par les templates que vous pilotez vos notifications, pas par une liste de cases à cocher.

La façon la plus rapide de démarrer est de générer automatiquement un template pour chaque statut. Depuis vos paramètres de tracking :

1. Allez dans Tracking → Notifications email

2. Cliquez sur Générer les templates par défaut

3. Baback crée un template pour chaque statut et configure automatiquement les envois

Vous pouvez ensuite personnaliser chaque template individuellement.

Pour chaque template, vous pouvez modifier :

• Le contenu : texte, mise en page, images

• Le design : couleurs, police, logo — via le thème de votre boutique (emailsTheme)

Conseil : configurez votre thème (couleurs de marque, logo) une seule fois dans les préférences, avant de générer vos templates — il s'appliquera à tous vos emails.

Pour désactiver les notifications d'un statut donné, supprimez simplement son template. Aucun email ne partira plus pour ce statut.

C'est donc en créant ou en supprimant des templates que vous composez votre plan de communication. Quelques exemples courants :

• ✅ Prévenir à la livraison → créez un template pour Colis livré au destinataire (DELIVERED)

• ✅ Prévenir en cas de retard → créez un template pour Retard modéré détecté (DELAYED_PACKAGE)

• ✅ Relancer un colis qui dort en point relais → créez un template pour Colis en point de retrait depuis plusieurs jours (WAITING_AT_PICKUP_POINT)

• ❌ Rester silencieux tant que le transporteur n'a rien scanné → ne créez pas de template pour Colis prêt à être expédié (PRE_TRANSIT)

La liste complète des statuts disponibles est détaillée dans Les statuts de livraison expliqués.

Au-delà de vos templates, Baback applique quelques garde-fous pour éviter les emails absurdes. Ils expliquent la plupart des « pourquoi cet email n'est-il pas parti ? ».

Si Baback reçoit une mise à jour de statut datant de plus de 8 heures, aucune notification n'est envoyée. Cela évite d'envoyer des emails décalés par rapport à la réalité — par exemple quand un transporteur remonte plusieurs événements en retard d'un coup.

Une fois qu'un colis est retourné à l'expéditeur, Baback cesse d'envoyer toute notification, même si le transporteur remonte encore des événements.

Le statut Pré-transit (numéro de suivi créé mais colis pas encore scanné) ne déclenche pas de notification par défaut. Cela évite de prévenir votre client avant que le transporteur ait réellement pris en charge le colis.

Quand un colis atteint un statut final, le suivi s'arrête : aucune nouvelle notification n'est possible, quel que soit votre paramétrage.

Ne confondez pas avec « Incident d'acheminement » (EXCEPTION) : ce statut alerte sur un problème, mais il n'est pas final. Le colis peut encore être livré et vos notifications continuent.

Si vous vendez dans plusieurs pays, vous pouvez configurer plusieurs langues pour vos notifications :

• Définissez les langues disponibles dans vos préférences (availableLocales)

• Définissez une langue par défaut pour les cas où la langue du client n'est pas détectée

Avant de mettre vos notifications en production, activez le mode sandbox pour tester sans écrire à vos vrais clients :

1. Activez le mode sandbox dans vos préférences de tracking

2. Renseignez une ou plusieurs adresses email de test

3. Toutes les notifications seront envoyées uniquement à ces adresses

Pensez à désactiver le sandbox avant de passer en production.

• Les statuts de livraison expliqués

• Configurer vos préférences de tracking